На любом предприятии одной из важных составляющих его работы является ведение документации по различным вопросам. Это же касается и работ инженеров по вопросам охраны труда, на которых возлагается не только обучение, проверка и контроль знаний работников по безопасным методам ведения производственного процесса, но и ведение документов, таких как журналы по охране труда и другим отчётным темам. Несмотря на тот факт, что существует огромное количество нормативных документов и правовых актов, которые в том ил ином направлении регламентируют правила ведения и хранения различной документации, можно выделить несколько принципов, которые будут общими для всех документов по охране труда.
К журналам регистрации инструктажей на производстве выдвигаются следующие требования:
- Журнал должен быть пронумерован. Есть два варианта нумерации – по страницам и по листам. Второй при этом получается менее трудоёмким.
- Журнал следует прошнуровать. Выбор материала для шнуровки остаётся за работодателем или профильным специалистом. Для этого можно применять льняные шнуры, шпагат, ленты или капроновые нитки. Концы шнуровки выводятся на обложку журнала или на его последний лист, после чего закрепляются с помощью наклейки, оставляя видимыми оба конца шнуровки. Длина свободных концов для удобства использования журнала обычно выдерживается на уровне от пяти сантиметров.
- Журнал должен быть подписан сотрудником, на которого возложена ответственность по его ведению. Кроме того, вместе с подписью на наклейке, скрепляющей шнуровку, должно быть отмечено количество листов, дата сборки журнала и печать организации.
- Печать предприятия на журнале должна располагаться таким образом, чтобы её оттиск находится частично на контрольной наклейке и частично на обложке (листе журнала) рядом с ней. Таким образом, чтобы нельзя было переклеить контрольную наклейку.
- При заполнении журнала не допускается наличие пустых строчек или исправлений.
- Если в нормативном документе, определяющем форму ведения журнала, указано, что это рекомендованный образец, то это значит, что можно вносить собственные коррективы в окончательный вариант, к примеру, добавляя нужные столбцы.
- Не обязательно покупать бланки журналов, отпечатанные в типографиях. Распечатать их можно на предприятии, после чего собрать в журнал с соблюдением всех правил.
- Срок хранения заполненных журналов на предприятии составляет десять лет, что регламентировано соответствующим приказом номер 558 от 25.08.2010. Данный срок актуален для всей документации в том случае, если он не обозначен дополнительно в нормативной документации, которая регламентирует требования к ведению тех или иных видов журналов отчётности. Для примера, нормативы ведения журнала, в котором регистрируются произошедшие на производстве несчастные случаи, чётко устанавливают срок его хранения в размере сорока пяти лет.
Наличие всей требуемой документации на производстве способно значительно облегчить прохождение проверок и избавить от проблем.