Заполняя декларацию соответствия рабочих условий, следует вписать в неё полные реквизиты организации: её наименование, адрес, идентификационный номер и ОГРН.
После этого перечисляются все профессии и должности сотрудников, на чьих рабочих местах была проведена спецоценка условий труда, а также индивидуальные номера трудовых постов (с том числе и численность работающего на них персонала). Номера можно найти в отчёте комиссии, проводившей оценку.
При наличии аналогичных рабочих мест, они могут быть перечислены в виде списка через запятую. Зачастую к ним применяется специальный индекс «А». Кроме того, декларация по спецоценке должна содержать порядковый номер и дату утверждения заключения экспертов, название организации, проводившей спецоценку и её реестровый номер, который можно найти на сайте Министерства труда.
По итогам СОУТ должна быть составлена одна декларация, в которой перечислены трудовые места, отнесённые к безопасному классу по условиям. Если их достаточно много, то декларация может быть составлена на нескольких листах. Срок подачи декларации составляет тридцать рабочих дней с того момента, как был утверждён отчёт о проведении специальной оценки.
Если же работодатель не вкладывается в этот период времени или же вообще не подаёт отчётный документ в соответствующие органы, то ему грозит денежный штраф в размере от шестидесяти до восьмидесяти тысяч рублей для организаций и от пяти до десяти тысяч для частных предпринимателей.
Декларация по специальной оценке трудовых условий может быть предоставлена в инспекцию как лично, так и в виде почтового отправления с обязательной описью содержимого и отчётом о получении.
В том случае, если отчётный документ не будет составлен в соответствии со всеми установленными к нему требованиями, то сотрудники трудовой инспекции его не примут. Такая декларация будет отправлена обратно работодателю на доработку в течение десяти рабочих дней вместе с указанием причины возврата.
После того, как в документ будут внесены все необходимые изменения, он должен быть передан инспекции одним из указанных выше способов. Подавать декларацию следует не реже раза в пять лет, точно так же как и проводить специальную оценку трудовых условий на местах.
И точно так же есть их этого правила исключение: В том случае, если на одном из задекларированных рабочих мест происходит несчастный случай, или другое серьёзное происшествие, должна быть проведена внеплановая оценка, результаты которой также подаются в инспекцию.